Menulis Surat Resmi
Menulis Surat Resmi (Dinas)-- Surat resmi berisi hal-hal yang bersifat kedinasan atau keorganisasian/kelembagaan. Bahasa yang digunakan adalah bahasa dengan ragam resmi atau bahasa baku, singkat, dan padat. Contoh surat resmi adalah surat permohonan izin, surat pemberitahuan, surat undangan rapat, surat pembatalan kontrak kerja, surat resmi permohonan maaf, dan sebagainya (dengan catatan: memnuhi struktur/ bagian surat resmi).
Berikut ini struktur atau urutan bagian-bagian surat resmi.
1. Kepala Surat
- kop surat [berisi identitas dan alamat organisasi atau instansi)
- tanggal surat
- nomor, lampiran, dan hal
- orang yang dituju beserta alamatnya
2. Isi Surat (Badan Surat)
- salam pembuka
- isi surat
- penutup isi surat
3. Penutup Surat/Kaki Surat
- salam penutup
- nama jabatan dalam organisasi atau instansi
- tandatangan
- nama jelas
Surat izin tidak masuk sekolah bukan surat resmi, namun surat pribadi yang menggunakan bahasa resmi. Surat ini tak memiliki kop surat dan nomor.
Surat izin penggunaan tempat untuk suatu acara oleh suatu organisasi, merupakan surat resmi. Surat ini memiliki kop dan nomor surat.
Contoh soal:
Indikator Soal : Disajikan sebuah surat resmi yang rumpang bagian tanggal surat dan isinya, siswa dapat melengkapi bagian yang rumpang tersebut.
Soal :
Bacalah kutipan surat berikut dengan saksama kemudian kerjakan dua soal di bawahnya!
SMP CEMERLANG
Jalan Bendi Kebayoran Lama Jakarta Selatan
______________________________________________________________
Nomor : 11/S.0301/G/09 `````````````````````````1) ---------
Hal : Undangan
Yth. Para Guru dan Karyawan
SMP Cemerlang
di Jakarta
Dengan hormat,
(2) ---------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Demikian surat undangan ini kami sampaikan.
Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Tanggal surat yang tepat untuk mengisi nomor (1) pada surat tersebut adalah ....
A.12 Nopember 2009
B. Jakarta, 12 November 2009
C. 12 November 2009
D. Jakarta, 12 Nopember 2009
Pembahasan :
Pada surat yang berkop penulisan tanggal surat tidak perlu menggunakan nama tempat lagi karena sudah terdapat pada kop surat tersebut. Tanggal surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Nama bulan tidak disingkat atau diganti dengan angka begitu pun tahunnya.
Kunci Jawaban : C
Soal 2:
Isi surat yang tepat untuk mengisi bagian rumpang (2) pada surat tersebut adalah...
A. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap izin Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 14 November 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang Aula Cemerlang
acara : Persiapan Lomba
B. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap kehadiran Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 14 November 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang Aula SMP Cemerlang
acara : Persiapan Lomba
C. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap bantuan Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 12 November 2009
waktu : Pukul 20.00
tempat : Lapangan SMP Cemerlang
acara : Evaluasi Hasil Lomba
D. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap sambutan Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 12 November 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat :Ruang Aula SMP Cemerlang
acara : Evaluasi Kegiatan
Kunci Jawaban : B
Pembahasan :
Pada dasarnya dalam surat undangan, panulisan hari, tanggal, waktu, tempat, acara masih dalam satu rangkaian kalimat. Pilihan A, kalimat pembukaannya tidak tepat dan penulisan tempatnya tidak sesuai ilustrasi, pilihan C kalimat pembukaannya tidak tepat dan nama acaranya tidak sesuai ilustrasi, pilihan D kalimat pembukaannya tidak tepat dan penulisan acaranya tidak sesuai ilustrasi.
Indikator Soal : Disajikan ilustrasi berupa kegiatan siswa, siswa dapat menentukan isi surat resmi yang tepat sesuai ilustrasi tersebut.
Soal :
OSIS SMP Bangsa akan mengadakan Porseni. Ketua OSIS mengundang pengurus OSIS untuk rapat pembentukan panitia. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada Jumat, 18 Maret 2009, pukul 14.00 di ruang OSIS.
Isi surat resmi yang paling sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah ...
A. Kami mengharapkan kehadiran para pengurus OSIS SMP Bangsa dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang OSIS
acara : Persiapan Lomba
B. Teman-teman pengurus OSIS SMP Bangsa harap hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 14.00
tempat : Ruang Rapat
acara : Persiapan Bakti Sosial
C. Kami mengharapkan kehadiran pengurus OSIS SMP Bangsa dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 14.00
tempat : Ruang OSIS
acara : Pembentukan Panitia Porseni
D. Para pengurus OSIS Bangsa harap hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 13.00
tempat : Ruang Media
acara : Pembagian Kerja
Pembahasan :
Pilihan A, terdapat ketidaksesuaian dengan ilustrasi dalam penulisan waktu dan acaranya, pilihan B , terdapat ketidaksesuaian dengan ilustrasi dalam penulisan tempat dan acaranya, pilihan D, terdapat ketidaksesuaian dengan ilustrasi dalam penulisan waktu, tempat, dan acaranya.
Kunci Jawaban : C
Soal-soal lainnya:
Soal 1
Perhatikanlah kutipan surat berikut!
Kami beritahukan bahwa dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional, SMP Harapan Bakti akaln menyelenggarakan lomba baca puisi tingkat SMP se-provinsi. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Senin, 26 s.d. 28 April 2009,
pukul : 8.00 s.d. 14.00 WIB,
tempat : Aula SMP Harapan Bakti.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Isi balasan yang tepat surat dinas tersebut adalah…
a. Berkaitan dengan permohonan izin Saudara dalam rangka memperingati Hardiknas yang akan dilaksanakan pada Senin, 26 s.d. 28 April 2009, pada dasarnya kami setuju, silakan dilaksanakan sebaik-baiknya.
b. Silakan saja, laksanakan dengan sebaik-baiknya. Koordinasi dengan petugas terkait. Jika telah dilaksanakan segera melaporkan hasilnya.
c. Jangan ragu-ragu untuk melaksanakan peringatan Hardiknas. Laksanakan dengan sebaik-baiknya jika sudah selesai harap lapor.
d. Saya dukung terus, laksanakan peringatan Hardiknas, koordinasi dengan petugas terkait secepatnya laksanakan.
Soal 2
Perhatikanlah surat undangan berikut!
Dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu untuk menghadiri rapat rutin awal tahun pelajaran 2010/2011 yang akan diselenggarakan pada
hari, tanggal : Sabtu, 7 Agustus 2010,
waktu : pukul 9.00 – 11.00 WIB,
tempat : Aula SMP Prapanca, Bogor,
acara : Ketetapan Uang Dana Bulanan Tahun Pelajaran 2010/2011.
….
Kalimat penutup surat undangan tersebut yang tepat adalah…
a. Atas kehadiran dan doa restu Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
b. Atas waktu yang diluangkan, kami ucapkan terima kasih.
c. Kehadiran Bapak/ Ibu sangat kami harapkan tepat pada waktunya.
d. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan Bapak/ Ibu dapat tepat waktu. Atas perhatian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Soal 3
Perhatikan kutipan alamat surat berikut!
Kepada
Yth. Bapak Direktur PT Angin Topan
Jalan angkasa baru No.50
Jakarta Timur
Perbaikan penulisan alamat surat tersebut yang tepat adalah…
a. Yth. Direktur PT Angin Topan
Jalan angkasa baru No.50
b. Yth. Direktur PT Angin Topan
Jalan Angkasa Baru 50
Jakarta Timur
c. Yth. Direktur PT angin topan
Jalan Angkasa Baru No.50
Jakarta Timur
d. Yth. Direktur pt Angin Topan
Jl. Angkasa Baru 50
Jakarta Timur
Jawaban: 1.a, 2.d, 3.b
Berikut ini struktur atau urutan bagian-bagian surat resmi.
1. Kepala Surat
- kop surat [berisi identitas dan alamat organisasi atau instansi)
- tanggal surat
- nomor, lampiran, dan hal
- orang yang dituju beserta alamatnya
2. Isi Surat (Badan Surat)
- salam pembuka
- isi surat
- penutup isi surat
3. Penutup Surat/Kaki Surat
- salam penutup
- nama jabatan dalam organisasi atau instansi
- tandatangan
- nama jelas
Surat izin tidak masuk sekolah bukan surat resmi, namun surat pribadi yang menggunakan bahasa resmi. Surat ini tak memiliki kop surat dan nomor.
Surat izin penggunaan tempat untuk suatu acara oleh suatu organisasi, merupakan surat resmi. Surat ini memiliki kop dan nomor surat.
Contoh soal:
Indikator Soal : Disajikan sebuah surat resmi yang rumpang bagian tanggal surat dan isinya, siswa dapat melengkapi bagian yang rumpang tersebut.
Soal :
Bacalah kutipan surat berikut dengan saksama kemudian kerjakan dua soal di bawahnya!
SMP CEMERLANG
Jalan Bendi Kebayoran Lama Jakarta Selatan
______________________________________________________________
Nomor : 11/S.0301/G/09 `````````````````````````1) ---------
Hal : Undangan
Yth. Para Guru dan Karyawan
SMP Cemerlang
di Jakarta
Dengan hormat,
(2) ---------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Demikian surat undangan ini kami sampaikan.
Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Tanggal surat yang tepat untuk mengisi nomor (1) pada surat tersebut adalah ....
A.12 Nopember 2009
B. Jakarta, 12 November 2009
C. 12 November 2009
D. Jakarta, 12 Nopember 2009
Pembahasan :
Pada surat yang berkop penulisan tanggal surat tidak perlu menggunakan nama tempat lagi karena sudah terdapat pada kop surat tersebut. Tanggal surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Nama bulan tidak disingkat atau diganti dengan angka begitu pun tahunnya.
Kunci Jawaban : C
Soal 2:
Isi surat yang tepat untuk mengisi bagian rumpang (2) pada surat tersebut adalah...
A. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap izin Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 14 November 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang Aula Cemerlang
acara : Persiapan Lomba
B. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap kehadiran Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 14 November 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang Aula SMP Cemerlang
acara : Persiapan Lomba
C. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap bantuan Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 12 November 2009
waktu : Pukul 20.00
tempat : Lapangan SMP Cemerlang
acara : Evaluasi Hasil Lomba
D. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba Sekolah Sehat Tahun 2009, kami mengharap sambutan Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 12 November 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat :Ruang Aula SMP Cemerlang
acara : Evaluasi Kegiatan
Kunci Jawaban : B
Pembahasan :
Pada dasarnya dalam surat undangan, panulisan hari, tanggal, waktu, tempat, acara masih dalam satu rangkaian kalimat. Pilihan A, kalimat pembukaannya tidak tepat dan penulisan tempatnya tidak sesuai ilustrasi, pilihan C kalimat pembukaannya tidak tepat dan nama acaranya tidak sesuai ilustrasi, pilihan D kalimat pembukaannya tidak tepat dan penulisan acaranya tidak sesuai ilustrasi.
Indikator Soal : Disajikan ilustrasi berupa kegiatan siswa, siswa dapat menentukan isi surat resmi yang tepat sesuai ilustrasi tersebut.
Soal :
OSIS SMP Bangsa akan mengadakan Porseni. Ketua OSIS mengundang pengurus OSIS untuk rapat pembentukan panitia. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada Jumat, 18 Maret 2009, pukul 14.00 di ruang OSIS.
Isi surat resmi yang paling sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah ...
A. Kami mengharapkan kehadiran para pengurus OSIS SMP Bangsa dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang OSIS
acara : Persiapan Lomba
B. Teman-teman pengurus OSIS SMP Bangsa harap hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 14.00
tempat : Ruang Rapat
acara : Persiapan Bakti Sosial
C. Kami mengharapkan kehadiran pengurus OSIS SMP Bangsa dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 14.00
tempat : Ruang OSIS
acara : Pembentukan Panitia Porseni
D. Para pengurus OSIS Bangsa harap hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Jumat, 18 Maret 2009
waktu : Pukul 13.00
tempat : Ruang Media
acara : Pembagian Kerja
Pembahasan :
Pilihan A, terdapat ketidaksesuaian dengan ilustrasi dalam penulisan waktu dan acaranya, pilihan B , terdapat ketidaksesuaian dengan ilustrasi dalam penulisan tempat dan acaranya, pilihan D, terdapat ketidaksesuaian dengan ilustrasi dalam penulisan waktu, tempat, dan acaranya.
Kunci Jawaban : C
Soal-soal lainnya:
Soal 1
Perhatikanlah kutipan surat berikut!
Kami beritahukan bahwa dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional, SMP Harapan Bakti akaln menyelenggarakan lomba baca puisi tingkat SMP se-provinsi. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Senin, 26 s.d. 28 April 2009,
pukul : 8.00 s.d. 14.00 WIB,
tempat : Aula SMP Harapan Bakti.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Isi balasan yang tepat surat dinas tersebut adalah…
a. Berkaitan dengan permohonan izin Saudara dalam rangka memperingati Hardiknas yang akan dilaksanakan pada Senin, 26 s.d. 28 April 2009, pada dasarnya kami setuju, silakan dilaksanakan sebaik-baiknya.
b. Silakan saja, laksanakan dengan sebaik-baiknya. Koordinasi dengan petugas terkait. Jika telah dilaksanakan segera melaporkan hasilnya.
c. Jangan ragu-ragu untuk melaksanakan peringatan Hardiknas. Laksanakan dengan sebaik-baiknya jika sudah selesai harap lapor.
d. Saya dukung terus, laksanakan peringatan Hardiknas, koordinasi dengan petugas terkait secepatnya laksanakan.
Soal 2
Perhatikanlah surat undangan berikut!
Dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu untuk menghadiri rapat rutin awal tahun pelajaran 2010/2011 yang akan diselenggarakan pada
hari, tanggal : Sabtu, 7 Agustus 2010,
waktu : pukul 9.00 – 11.00 WIB,
tempat : Aula SMP Prapanca, Bogor,
acara : Ketetapan Uang Dana Bulanan Tahun Pelajaran 2010/2011.
….
Kalimat penutup surat undangan tersebut yang tepat adalah…
a. Atas kehadiran dan doa restu Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
b. Atas waktu yang diluangkan, kami ucapkan terima kasih.
c. Kehadiran Bapak/ Ibu sangat kami harapkan tepat pada waktunya.
d. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan Bapak/ Ibu dapat tepat waktu. Atas perhatian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Soal 3
Perhatikan kutipan alamat surat berikut!
Kepada
Yth. Bapak Direktur PT Angin Topan
Jalan angkasa baru No.50
Jakarta Timur
Perbaikan penulisan alamat surat tersebut yang tepat adalah…
a. Yth. Direktur PT Angin Topan
Jalan angkasa baru No.50
b. Yth. Direktur PT Angin Topan
Jalan Angkasa Baru 50
Jakarta Timur
c. Yth. Direktur PT angin topan
Jalan Angkasa Baru No.50
Jakarta Timur
d. Yth. Direktur pt Angin Topan
Jl. Angkasa Baru 50
Jakarta Timur
Jawaban: 1.a, 2.d, 3.b